Kongresshalle/Gesellschaftsabend (Schaeffer 97511-12)
- Anmeldungen: fest (11.12): 159 => wahrscheinlich 200-250 Personen.
- Saalmiete fuer 6 Stunden (sollte knapp reichen: 19.30-1.30):
- Grosser Saal (341-429-519 Plaetze / je nach Bestuhlung): 625 EURO
- Kleiner Saal (213-245-307 Plaetze / je nach Bestuhlung): 430 EURO
- Beide Saele: 865 EURO
- Zusatzkosten:
- Lautsprecheranlage, 2 Mikros / 6 Stunden: ca. 140 EURO
- Strom: ca 11 EURO
- 10.2.: Vertrag fertiggestellt. Kosten ca. 900 EURO. Zeit (6 Stunden) laeuft ab Aufbau der Band => 19.00 Aufbau, 20.00 Beginn, 1.00 Ende. Sonst: 72.5 EURO pro zusaetzliche Stunde. Kann aber alles flexibel vor Ort gehandhabt werden.
- 17.2.: Garderobe (Gesprache mit Frau Schaeffer): Es wird Garderobe bereitgestellt. Pro Person kostet das 1 EURO (Teilnehmer zahlen selbst).
- 18.2.: Vertrag zurueck. Alles weitere soll 10 Tage vor Veranstaltung besprochen werden
- 17.3: Absprache mit Frau Schaefer: Da Buffett im Foyer, koennen mehr Tische in Saal. Aber durch Podest fallen 2 Tische weg -> 22 Tische * 9 Plaetze (statt 8) = 198 Plaetze. Zusaetzlich werden auf Empore ca. 50 Plaetze vorbereitet und per Kordel abgetrennt.
Besprechung 2.4.2004:
- Einlass (Foyer): 19.00
- Zwei HiWis
fuer Eingangkontrolle, sollen die ganze Zeit da sein. Sollen ab 18.30 da sein, werden dann eingewiesen.
- ab 18.00 sind die Leute der Kongresshalle da.
Catering/Gesellschaftsabend:
- Neuer Paechter fuer Catering der Kongresshalle: Friedrich in der Kongresshalle: 4955080, Anneroeder Muehlchen: 44763 (eventuell: 9719182).
- 21.11.2003: Schicken jetzt die aktuellen Menuevorschlaege (fuer 40 EURO pro Person). Persoenliche Besprechung jederzeit von 10-15 oder nach 18.00 moeglich.
- Karl schlug Probeessen in der Woche nach 8.12.2003 vor.
- 3.12: Karl: Probeessen doch erst im Januar
- 17.3: Besprechung mit Friedrich:
- Italienisches Buffett 33Euro/Person + Selters 1E + Sektempfang 2-3E
- Sektempfang: unteres Foyer
- Buffett: oberes Foyer (also nicht im Saal)
- Genaue Anzahl der Personen: Am Montag bis 22.00 durchgeben!!!
Zauberer/Gesellschaftsabend:
- 3.12: Zauberer (
http://www.simonpierro.de): Kosten: 750 EURO + MWST=870 EURO + reine Benzinkosten (kommt von Karsruhe => ca. 100 EURO). Miriam hat ihm zugesagt!
Graffiti/Gesellschaftsabend:
- 11.12: Graffiti angefragt.
- 9.2: Graffiti: Bringt eigene Vertaerkeranlage, Beleuchtung waere gut.
- 16.12: Kontakt mit Holger Probst (9926170), bringt Anlage mit, etwa 30 Minuten, Timing: nach dem Essen, vor dem Zauberer...
- 19.12: Karl schlug vor NACH dem Zauberer (wg. invited speakers / Sprache).
- 9.2: bringen eigene Verstaerkeranlage + Profimusiker + Person am Mischpult mit. Koennen auch 30-45 min spielen. Kosten: 400 EURO. Wuerden eventuell lieber unten vor der Buehne spielen. Nach dem Zauberer ist ok. Brauchen keine Beleuchtung.
- 3.3: H. Probst war in der Kongresshalle. Es wird ein 2x4 m grosses Podest vor der Buehne aufgebaut. Er benutzt die Saalanlage (Lautsprecher), bringt eigenen Mischpult, etc. Sein Tontechniker kommt um 22.00 und baut die Anlage auf.
Alt-Giessen/Begruessungsabend:
- 2. Gespraech mit Herrn Bohrer (Geschaeftsleitung), 2.10.: Es wird eine Seite des Restaurants fuer uns reserviert. (-> bis zu ca. 70/80 Personen). Im Maerz halten wir nochmals kurz Ruecksprache!
- 10.2.: Nochmals kurz Ruecksprache gehalten, scheint alles ok.
- 29.3.: Wir haben den Bereich links des Einganges, bis ca. 100 Personen. So. ab 17.00 Aufbau.
Kaffee / Mittagessen:
- Studentenwerk: Frau Weirich, 40008 202 oder 201 (eventuell auch Frau Claar). Bianca.Weirich@studwerk.uni-giessen.de
- 3.11: Telefonat mit Frau Claar => ausfuehrliche email mit allen Daten an Frau Weirich.
- 24.11: Muessen immer noch ueberlegen; bis Ende der Woche nochmals anrufen.
- 27.11: Wissen wieder von nix, Frau Claar ist jetzt doch zustaendig, wir haben zumindestens eine Zusage fuer das Mittagessen. Kaffee -> Nochmals telefonieren am Mo. 1.12.
- 1.12: Rufen am Di. 2.12 zurueck (Weirich).
- 2.12: Niemand zu erreichen. Nachrichten hinterlassen...
- 3.12: Erreichte Herr Klug (40008 221), er bearbeitet denn Fall jetzt, er scheint kompetent & kooperativ, schickt uns morgen ein schriftliches Angebot.
- 8.12: Angebot: 2.40 EURO pro Person & Kaffeepause oder Literpreis Kaffee: 5.50 EURO. Mittagessen: 5.50 EURO, ALLE Studenten: 1.10 EURO billiger. Essensmarken sind nur an einem Tag gueltig!
- 8.12: Angebote angefordert (500 Personen, 5 Kaffeepausen, Mehrweg/Einweggeschirr) von:
- 16.12: Alle nochmals angerufen:
- Partyservice MAID schickt jetzt Angebot.
- Faber schickt jetzt Angebot.
- Schlemmbeiser: kommt nicht in Frage / Absage...
- 19.12: Alle nochmals angerufen... schicken Angebot bald...
- 26.1: Angebot von Faber: ca. 2.80 EURO pro Person pro Kaffeepause (aber bessere Ausstattung als StudWerk)
- 9.2: Termin mit Herrn Klug fuer Mo. 16.2. 15.00 ausgemacht.
- 16.2: Besprechung KG, VF & Klug (Raimund.Klug@studwerk.uni-giessen.de, 40008221):
- Kaffeepausen:
- 400 Personen pro Pause zu je 2.40 EURO (incl. MWST).
- Wir stellen 3-4 Stationen zu je 3 normalen Tischen bereit. (Audimax: 4 Stationen). Jede Station sollte 3-4fach Steckdosen haben.
- StudWerk bringt den Kaffee 1/2h vor der Pause. Teilnehmer zapfen selbst. Eine Person vom StudWerk bleibt da zur Betreuung.
- Cafeteria:
- Wird geoeffnet:
- Mo 05.04.2004 von 9 - 18 Uhr
- Di 06.04.2004 von 9 - 14 Uhr
- Mi 07.04.2004 von 9 - 14 Uhr
- Es kann bar bezahlt werden (24.2)!!!.
- Mensa / Essensmarken:
- Wir erhalten 2100 Marken zu je 5 EURO (Mischkalkulation: Studis: 4.40, Normalzahler: 5.50). Wir geben nach der Konferenz die Anzahl der Studis aus unseren Anmeldeunterlagen an. Derzeit haben wir: 385 Vollzahler und 230 Studenten = 615 Teilnehmer. (230 * 4.4 + 385 * 5.5)/615 = 5.089 -> 5 EURO kommen genau hin...
- Eine Marke ist gueltig fuer ein Essen incl. Zapfgetraenk. Die Marken gelten tagesunabhaengig.
- 23.2: Am 25.2. koennen 3*700 Marke abgeholt werden. -> 26.2: Marken abgeholt. Die Marken gelten tagesunabhaengig TROTZ Tagesstempel!!!
Projektoren / Beamer:
- Karl: Lieber mehr Projektoren als Ersatzlampen, da Ersatzlampen extrem teuer...
- Frank Bremmer aus Marburg leiht uns 2 Beamer
- Werkstatt:
- 27.11.: Werkstatt: Schriftliche Anfrage an Studenroth wg. Bestaetigung fuer Beamer der Werkstatt
- 2.12.: Werkstatt hat 5 Beamer, die uns zur Verfuegung stehen. A1, A4 und A5 haben zusaetzlich Beamer eingebaut.
- Rechenzentrum:
- 01.12: Rechenzentrum: alle 7 Beamer fuer den Zeitraum: Fr. 2.4.2004 15.00 bis Mi. 7.4.2004 19.00 reserviert. Tel. Nachfrage (9913101): es ist ok, wenn wir alle Beamer zu reservieren! Siehe auch: http://www.uni-giessen.de/hrz/geraete/beamer.html
- 2.12: Herr Palm (9913040) scheint zustaendig zu sein wg. Kabel fuer Macintosh Rechner.
- 28.1: Anruf von Marc Zimmermann, Klinische Psychologie (Zi. F219, Tel 26089): Das Bion braucht 5 Beamer fuer Springschool. Sie bringen die Geraete Freitag, frueher nachmittag direkt zu uns hoch. Sollte es doch spaeter werden, meldet er sich nochmals. Marc Zimmermann organisiert auch Mac-Kabel fuer die 5 Beamer.
- 5.2: Walter Kirchner wird mit Herrn Palm nochmals direkt sprechen (wg. Mac, Kabellaengen, etc.).
- 11.3: Marc Zimmermann (26089) -> Herr Sann weiss eventuell was ueber die MacKabel
- Freitag 12.30 Beamer im Bion abholen...
Druck Programm-Heft:
- 17.2: Besprechung Druckerei:
- In ca. 2 Wochen ist Programm zum Umsortieren der Seiten da. Dann nochmals vorbeikommen.
- Heft wird am Rand ungleichmaessig. Kann aber eventuell geschnitten werden -> er erkundigt sich...
- 700 Exemplare sollen gedruckt werden
- Datei kann pdf oder Postscript sein!!!
- Kosten: 3Cent * 20 Doppelseiten * 700 = 420 + 40 Masterfolien * 50Cent => 440 EURO
- 27.2: habe mit Zacher jetzt 20.3. zum Druck ausgemacht. Er meint das ist kein Problem. Dann können wir noch alle Änderungen mit 'reinnehmen
Serienbriefe / Namebadges:
- Namebadges
- Eintrittskarten Gesellschaftsabend
- Aufkleber fuer Tagungsmappen (mit offenen Kosten etc.):
- 18.2. Besprechung mit DK:
- Niemand bekommt Bargeld zurueck. Das laeuft alles ueber das Konto
- Bis zu 6 EURO werden zuwenig gezahlte Beitraege toleriert (Bankgebuehren)
- Ab 6 EURO muessen die Personen nachzahlen. Nur dann erscheint eine genaue Abrechnung auf dem Klebeetikett. Diese Leute erhalten separate Email uns sollen sich an gesondertem Stand anstellen. An den "normalen" Staenden wird eine Liste ausgegeben mit den Namen dieser Leute (todo)
Tagungsmappen / Was muss rein:
- Namebadge
- Karte Gesellschaftsabend
- Bestaetigung des Konf.beitrages
- Nightlife map
- Kulis
- Programmheft (?)
HiWis:
- 9.12: Vorbesprechung, 14 HiWis ausgesucht, 12 auf Warteliste.
- sollen am Fr. 2.4. um 13.00 alle zu uns kommen.
- sollen waehrend Mittagspause in Vortragsraeumen anwesend sein (Mo. und Mi.). todo: Springer / Essensdienst organisieren (mit Vorbestellung!!!).
- Freitag Besprechung:
- Stundenplan austeilen...
- Alle PCs in den Raeumen aufbauen & wieder abbauen...
- PCs bleiben in Hoersaeaelen
- HiWis sollen ihr Handy mitbringen
- HiWis sollen Lunchpacket fuer Mittagessen mitbringen
Hausmeister klaeren:
- abschliessen der Vortragsraeume:
- Mo: 16.45
- Di: 11.15
- Mi: 16.15
- Wie lange ist abends die Uni offen?
Studenten Teilnahme (fuer Giessener Studenten):
- 4.2.: Studenten duerfen sich ab 20.2. im Sekretariat kostenlos anmelden.
